EDI基礎の基礎！取引レベルを知ろう
コロナ禍で電子取引の需要は爆発的に増加しています。「企業間のデジタル化」は、DXが叫ばれるここ最近において重要なテーマの一つでしたが、皮肉にもコロナが背中を押す形になりました。このような潮流の中で企業間取引の全体を俯瞰し、自社の取引が一体どのレベルに位置するものなのかを把握している人は意外と少ないのではないでしょうか。近年の目覚ましいIT技術の発展で、企業間取引の形態は多岐にわたり複雑化しています。今回のコラムでは、企業間の取引レベルについて考え、理解を深めていきましょう。
取引レベル
企業間取引には、その手段の効率化の程度によって様々なレベルが存在します。従来、注文書や納品書、請求書といった紙伝票の郵送によって行われていた企業間取引ですが、FAXの普及によって一気に効率化されました。また、IT技術の発展でメールが登場し、電子取引を実現することができました。近年では、EDIが大企業を中心として普及しており、ペーパーレス化はもちろんのこと、外部システムとのデータ連携を実現し、企業間取引がより一層効率化したといえます。
このように考えると取引レベルは下図のように、レベル1～6の6段階に分類することができます。
従来の紙での取引業務とその弊害
紙伝票での取引やFAX取引は、昔から存在している代表的な紙を使う業務です。しかし、様々な課題を抱えているのは確かなことです。
例えば、出社しなければ業務を遂行できなかったり、取り引きをすればするほど紙代という経費が発生したりします。また、紙伝票を郵送する際、伝票の封入作業等も発生しますし、郵送費もかかります。そして、紙の伝票を受け取った側も、社内のシステムに転記する作業が発生することになります。転記時の人的ミスも発生するので、チェックの作業等に余計な時間を取られます。さらに、管理の面でも大変です。取引先ごとにファイリングして管理することになりますので、過去の履歴を検索する場合、一つひとつファイルの中身を確かめていくなど、非常に非効率な作業を強いられるでしょう。
このように、紙での取引業務はメリットよりもデメリットの方が多いのが現実です。ましてや、今のコロナ禍での状況やペーパーレス化の波を考えると、紙取引は早急に改善されるべきでしょう。
メールの普及とその課題
情報技術の発展によりメールが普及すると、取引業務をメールで行う企業が登場しました。電子取引の第一歩と言えます。例えば発注業務の場合、外部のシステムから出力された注文書のPDFや、注文データをそのままメールに添付して送ることができるので、紙での取り引きに比べると業務時間と費用を削減することができます。また紙を使用しないので、ペーパーレス化にも繋げることができます。
しかし、データ連携や検索性という点では課題が残ります。メールで注文を受け取った受注企業は、自社のシステムにその内容を手入力しなければいけません。手間が掛かるのはもちろんのこと、手入力での人的ミスも発生します。また、検索性に乏しいという点もデメリットです。過去の履歴を確認する際に、どのメールに該当の注文があったかなど、検索しにくい実情があります。さらに誤送信の可能性があるという点も挙げられるでしょう。
このように、メールの普及で取引業務は効率化しましたが、今もなお様々な課題を抱えています。また、取引先ごとに、郵送、FAX、メールが乱立する状況となり、管理の手間が増えているという現状があります。
EDIの登場
そこで近年注目を浴びているのがEDIです。EDIを利用すれば、データ連携や検索性といったメールの課題をクリアできます。EDIは、個別EDI、標準EDI、プラットフォーム型EDIの順で3レベルに分けることができ、レベルが高くなるほど、自社と取引先の双方の取引業務が効率化されます。
まずEDIの第一段階である個別EDIとは、各社が個別に取り決めた規約に基づいて電子データ交換を行う仕組みのことを指します。EDIは、通信、書式、運用、契約の4つの要素で構成されています。そして、それぞれに規格が存在し、取り引きをする双方が同じ規格に準じている必要があります。例えば通信ではJX手順や全銀手順があり、書式では流通・小売業界の「流通BMS」や電子部品業界の「ECALGA」などがあります。詳しくは、以前のコラム「今さら聞けない！EDIとは」をご覧ください。
個別EDIは、そのような業界ごとに標準化された規格ではなく、各社が独自に取り決めたものです。通常、発注企業が規格を決めるため、発注企業にとっては効率的なものになりますが、受注企業にとっては自社に適した書式に変換しなくてはならず、新たな負担となります。また、発注企業の数だけ個別EDIの仕様が様々になり、受注企業からすると、様々なEDIへの対応を迫られることになり、逆に非効率になることもあります。これが「多画面問題」と呼ばれる現象です。
もう一段階レベルの高いEDIが、標準EDIです。標準EDIとは、標準化された規格に基づいた企業間での電子データ交換のことです。現在の日本では、業界ごとに標準化が進んでいます。
標準EDIを利用すれば、個別EDIとは異なり、受注側が取引先ごとに書式を変換するシステムを準備する必要がなくなります。つまり、発注企業のみならず、受注企業にとっても効果的な仕組みになります。しかし、標準EDIの形態は単純接続です。単純接続とは、取引先と1対1で接続する形態のことです。1対1で接続するので、取引先が多い場合はそれなりのコストと時間（リードタイム）が掛かるという問題が発生しています。また、ビジネスが多様化している現在、特定の業界内だけではなく、業界を跨いで取り引きするケースが増えています。その場合、業界ごとに標準化されたEDIが足かせとなり、標準EDIの恩恵を充分に受けられないことがあります。
EDIはプラットフォーム型が最適
そこで、最近ではIT技術の進展で、プラットフォーム型のEDIが登場してきました。従来の単純接続型のEDIとは異なり、プラットフォーム型のEDIは、プラットフォームに参加している企業同士が自由にやり取りをすることができます。つまり、N対Nでの接続を実現できます。これによって、標準EDIで課題視されていた拡大へのリードタイムを大幅に縮小することができます。また、プラットフォーム型のEDIはクラウドで提供されているので、低コストでスタートすることができる点も大きな魅力です。
以上のように、企業間取引のレベルは様々です。電子取引の導入にあたっては、まず自社がどの取引レベルに位置しているのか、最終的にはどのレベルを目指すのかをしっかりと認識しましょう。
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