DXを推進!2022年1月の電子帳簿保存法改正

DXを推進!2022年1月の電子帳簿保存法改正

 2020年末に閣議決定された「令和3年度税制改正の大綱」によって、2022年から施行される法律の方向性が示されました。その中に「電子帳簿保存法」も含まれていることをご存知でしょうか?
 これまでDX(デジタル・トランスフォーメーション)の潮流の中で、電子帳簿保存法は改正を繰り返してきました。以前のコラムでご紹介しましたが、最近では2020年10月に大きな改正がありました。

ペーパーレス化を推進! 2020年の電子帳簿保存法改正

 ニューノーマル時代の到来でテレワークや在宅勤務の機運が高まっていることを受けて、この度さらに内容が見直される模様です。本コラムでは、2022年1月時点での改正の全体像とポイント、注意点などをご紹介します。

 

改正の全体像とポイント

 今回の改正の全体像は下記の図のように表現されています。電子保存、スキャナ保存、電子取引という各カテゴリーにおいて、システムや手続きなどの要件が大幅に緩和されています。

※出典:経済産業省「令和3年度(2021年度)経済産業関係税制改正について」

①帳簿書類の電子保存

 国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度のシステム要件について、下記を満たせば良いことになりました。

イ 電子計算機処理システムの概要書その他一定の書類の備付けを行うこと。
ロ 電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書等を備え付け、ディスプレイの画面等に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができること。
ハ 国税庁等の当該職員の質問検査権に基づくその国税関係帳簿書類に係る電磁的記録のダウンロードの求めがある場合には、これに応じることとすること。
引用:財務省HP 令和3年度税制改正の大綱(7/9)

 要するに、閲覧用のモニターと説明書の備え付け、そしてデータのダウンロードが可能であれば、電子保存のシステム要件を満たすことができます。また、訂正等履歴要件及び相互関連性要件、並びに検索要件の全てを満たすと、過少申告があったとしても、通常課される過少申告加算税の額から当該申告漏れに係る所得税、法人税又は消費税の5%に相当する金額が減免されます。加えて、手続き面でも大きな要件緩和があります。それは税務署による事前承認が廃止されるということです。今まで電子データ保存が普及しない要因のひとつに、税務署による承認がありました。税務署の承認には3ヶ月かかるとされており、それだけ申請内容の項目が多く、膨大な手間と時間が掛かるからです。2020年3月時点で承認件数が約27万件に留まっていることからも、税務署の承認が大きなハードルである現状がわかります。今回の改正で事前承認が廃止されることは、電子保存が普及する追い風となります。

②スキャナ保存

 スキャナ保存は今回の改正の目玉でもあり、他のカテゴリーより多くの要件が緩和されます。
 まず、帳簿書類の電子保存と同様に税務署による承認制度が廃止されます。2020年3月時点の承認件数が約4000件なので、スキャナ保存の利用企業は帳簿書類の電子保存と比べてはるかに少ない状況です。したがって、今回の承認制度廃止がよりプラスに働くでしょう。
 次に、タイムスタンプ付与の要件も緩和されます。現行の電子帳簿保存法では、受領後3日以内という厳しい日数制限がありました。しかし今回の改正で、最長約2ヶ月以内にまで緩和されます。加えて、スキャナ読取の際の受領者の自署が不要になったり、クラウド保存も可能になったりと、かなり要件が緩和されます。
 そして、適正事務処理要件の廃止も注目されています。現行の電子帳簿保存法では、定期検査までの原本の保存や担当者2名以上での対応など、かなり厳しい内部統制が求められていました。今回の改正でその適正事務処理要件が廃止されたので、スキャナ後すぐに原本の廃棄が可能になり、担当者1名での対応が認められます。
 最後に、検索要件の緩和です。現行の電子帳簿保存法では、日付や金額の範囲指定や2つ以上の項目を組み合わせた検索条件の設定など、厳しい要件がありました。今回の改正により検索要件が年月日、金額、取引先という基本的な項目のみになったことで、非常に簡素になりました。
 このようにスキャナ保存は特に多くの要件が緩和されるため、今後の普及が期待できるのではないでしょうか。

③電子取引のデータ保存

 電子取引についても、改正の例外ではありません。電子取引は従来から税務署による事前承認は不要など、他のカテゴリーより要件が緩かったのですが、今回の改正でさらにタイムスタンプ要件と検索要件の緩和が実施されます。スキャナ保存と同様、タイムスタンプの付与期間が、3日から最長約2ヶ月以内に変更、検索要件についても、年月日、金額、取引先という基本的な項目を満たせば要件クリアとなります。加えて、判定期間における売上高が1,000万円以下である保存義務者にあっては、検索要件の全てを不要とするなど、かなり緩和されているといえます。
 2020年10月改正で、保存措置においてクラウドサービスの利用や送信者側のタイムスタンプが認められるなど、電子取引は大きな後押しを受けています。今回の改正でますます電子取引で電子帳簿保存法の要件を満たすことが容易になるといえるでしょう。

 

不正行為に対するペナルティには注意が必要

 上記で述べたように、今回の改正で従来と比べてはるかに電子保存がしやすくなりました。ただし、要件が大幅に緩和される代わりに、罰則規定が追加されたことも同時に理解する必要があります。「令和3年度税制改正の大綱」には下記の記載があります。

スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者又は申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者のその電磁的記録に記録された事項に関し、隠蔽し、又は仮装された事実に基づき期限後申告若しくは修正申告又は更正若しくは決定等があった場合には、その記録された事項に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税の額については、通常課される重加算税の額に当該申告漏れ等に係る本税の10%に相当する金額を加算した金額とする。
引用:財務省HP 令和3年度税制改正の大綱(7/9)

 つまり、スキャナ保存や電子取引において改ざん等の不正があった場合は、重加算税が増額されます。現行の電子帳簿保存法では、上記のような罰則は明文化されていませんでした。今回の改正で電子帳簿保存法の要件を満たしやすくなった半面、違反には厳しい規定が設定されているので、くれぐれも注意が必要です。

 

電子化へさらなる追い風となるか

 本コラムでは、2022年1月の電子帳簿保存法の改正について解説しました。電子帳簿保存法は時代によって改正が繰り返されてきましたが、なかなか普及していない、認知されていないのが現実です。今回の改正で、帳簿書類の電子保存やスキャナ保存、電子取引で要件が大幅に緩和されるのは、今後の広がりの追い風になるでしょう。
 新型コロナウイルスの流行で私たちの生活は一変しています。テレワークや在宅勤務といった多様な働き方が求められる中で、会社に出社しなければ業務が回らない、日本特有の紙文化・判子文化が弊害となっています。それらの弊害を解消するためには、電子化、ペーパレス化は不可欠です。今、このタイミングで電子帳簿保存法を理解し、電子保存に取り組んでみてはいかがでしょうか。

※本コラムは、2021年5月12日執筆時点の情報をもとにしております。
※あくまで弊社の見解を示したものであり、実際の判断は税理士や所轄税務署へご確認ください。

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