働き方改革にWeb会議が効果的な5つの理由!

働き方改革にWeb会議が効果的な5つの理由!

先日のコラム「今すぐ始める!『働き方改革』にはITツールの活用を」で、業務時間を削減するためには業務改善が不可欠であり、そのためにITツールを活用しましょう!と書きました。会社にはITツールで解決できる様々な課題があり、会議や出張など改善できる点が多々あります。今回はWeb会議システムを活用した働き方改革が効果的な理由を紹介します!

 

Web会議とは?

 Web会議とは、専用の端末を用意したり、専用のソフトウェアをPCにインストールしてオンラインで行う会議のことです。弊社でも「Zoom」というWeb会議システムを利用しています。Web会議システムの機能は各社様々ですが、ZoomではユーザーのPC端末にソフトウェアをインストールするだけで利用でき、画像と音声が共有される基本的な機能と、画面の共有や操作、会議のレコーディングや共有できるホワイトボードの作成などの機能があります。もちろん、今紹介した機能以外にも様々な機能があります。

 

打ち合わせへの移動時間を短縮!

 Web会議を利用すれば自社オフィスからお客様との打ち合わせを行うことができます。そうすれば、遠方への出張で帰る時間が遅くなったりすることもありません。出張を減らすことができれば経費の削減も可能です。また、弊社ではお客様の会社が近くても、Zoomで打ち合わせを行うことがあります。そうすることで移動時間が短縮できるので、業務に充てる時間を増やすことができ、別の打ち合わせを柔軟に設けることも可能です。もちろん、全ての打ち合わせをWeb会議で実施する必要はありません。案件の確度が分からない初回訪問やシステムの保守業務など、まずは置き換えられる部分を置き換えるだけでも効果的です。

 

画面共有や画面操作を活用して、コミュニケーションを効率化!

 お客様からの問い合わせやシステムの保守対応などをメールや電話で行うとコミュニケーションの齟齬が起きがちです。そこで、ZoomのようなWeb会議システムを活用すれば、お客様の画面を共有してもらいながら説明をしたり、書き込みを行うことも可能です。また、操作が必要な場合は、Web会議システムで画面の操作を行うことも可能です。会話や文字だけでなく、実際の画面を見ながら話すことができるので効率的なコミュニケーションが可能です。

 

リモートワークを実施し、柔軟な働き方を実現!

 働き方改革と言えば、フレックスタイム制や在宅ワーク、リモートワークなどがイメージされます。それぞれの生活スタイルや、働きやすさに合わせた柔軟な働き方がWeb会議システムを活用することで実現可能です。
 Web会議の活用でリモートワークが実現できれば、子供が小さかったり、親の介護で家にいる必要がある方も働けるような環境を整えることができます。柔軟な働き方を実現できれば、働きたいけれども働けない方に働くチャンスを与えることができますし、昨今では人手不足が問題になっていますので、企業としてもうれしいでしょう。

 

打ち合わせを記録して思い込みや勘違いを防止!

 対面での打ち合わせや電話で質問への対応などを行うと、後からお互いの間に思い込みや勘違いが発生し、言った、言わないの水掛け論が起きてしまうことがよくあります。もちろん議事録をきちんと作成していれば大丈夫ですが、毎回の議事録の作成には時間がかかりますし、議事録から漏れる内容も出てくるでしょう。こうした問題も、Web会議システムを活用することで解決可能です。ZoomにはWeb会議を記録するレコーディング機能があるので、打合せのやりとりを保存することが可能です。もちろん簡単な議事録は作成すべきですが、詳細な記録を手間をかけずに残せるので、思い込みや勘違いを防ぐことが可能です。

 

安価なWeb会議システムの登場!

 従来、オンラインで会議を行うための仕組みとしてはTV会議システムの利用が一般的でした。TV会議システムでは専用の機器を購入することになるのでハードウェアだけの初期投資で数十万~数百万円が必要でした。しかし、Web技術の発展や回線速度が安定したことで、ネットにつながる環境とPCやタブレットなどの端末があれば利用可能なWeb会議システムが登場したことでオンラインで会議を行うハードルが下がりました。Web会議システムにも初期費用無しで始められるものも多いですし、利用する拠点数や機能にもよりますが、月額の利用料も数千円~数万円での利用が可能です。なかには無料で利用できるものもあります。

 

いかがでしたでしょうか。Web会議は安価に実施することが可能で、かつ、効果的に働き方改革を実現するための仕組みといえるでしょう。ハードルも低いので是非一度Web会議システムの利用を行ってみてはいかがでしょうか。弊社でもWeb会議システムZoomの取り扱いを行っております。

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