製造業が発注業務にEDIを導入する6つのメリットとは?

製造業が発注業務にEDIを導入する6つのメリットとは?

2017年度に業種・業界を越えた共通EDIを実現するための「次世代企業間データ連携調査事業」が実施されました。また、日本版インダストリー4.0のコネクテッドインダストリーズでも「つながる」ことが重視され、企業間をつなぐためのツールであるEDIには今後さらに注目が集まるでしょう。
 今回はそんなEDIについて、製造業の発注業務に導入するとどのようなメリットがあるのかまとめました。

 

EDIとは?

 EDIとは電子データ交換(Electronic Data Interchange)の略です。従来、FAXや電話でやりとりされていた企業間のアナログな商取引情報を、電子データでやりとりすることで効率化するための仕組みです。

発注業務におけるEDI利用のイメージ

発注業務におけるEDI活用イメージ

 EDIは製造業の幅広い業務への適用が可能ですが、具体例としては下記のような業務が挙げられます。

EDIが適用できる業務例

 製品にもよりますが、生産計画~買掛情報のやりとりまでEDI化することができます。より広い範囲をEDI化すれば、より大きなメリットを享受することができます。今回は上記の業務の中でも、EDI化する優先順位の高い発注業務について取り上げます。


発注業務にEDIを導入する5つのメリットとは?

 ペーパーレス化の実現!

 まず分かりやすいメリットとして、今までやりとりしていた紙をなくすことが可能です。紙がなくなることで、管理にかかる時間や注文書を探すためにかかる時間が削減されますし、紛失するリスクも低減できます。もちろん、紙代や印刷代が削減されるのはいうまでもありません。
 なお、税務申告には原則として注文書や請求書の紙保存が必要となりますが、電子帳簿保存法に対応するEDIサービスを利用するなど要件を満たすことで、完全なペーパレスの実現も可能です。詳しくは、下記コラムをご参照ください。

電子帳簿保存法におけるEDIの保存要件

 自動化で人的ミスを削減!

 EDIでやりとりすると人的ミスを削減することができます。今までのように紙で注文をやりとりすると、仕入先側で自社システムへの入力忘れや入力ミスが起きかねません。また、発注側としても、納期回答が紙で返ってくると、自社システムへの転記漏れや転記ミスのリスクがあります。また、FAXの場合は送信先を間違えてしまうこともあるでしょう。EDIを使って、発注情報の送信から納期回答情報の受け取りまでを自動化することで、このような人的ミスを削減することが可能です。

 工数削減で働き方改革にもメリット!

 EDIを導入すると、発注業務に関連する作業時間が大幅に削減されます。具体的には、注文書を作成・送付する作業、納期回答を自社システムに入力する作業、注文書を探す作業などの時間が短縮されます。これまでの業務内容やEDI化の範囲にもよりますが、30%~90%程度の業務時間の削減が期待できます(『次世代企業間データ連携調査事業 調査報告書』 29ページ参照)。業務時間の削減は、働き方改革が叫ばれる昨今では不可欠でしょう。ITツール(ソフトウェア)を活用した働き方改革の実現には下記のコラムもご参照ください。

今すぐ始める!「働き方改革」にはITツールの活用を

 空いた時間で仕入交渉に注力!

 弊社が発注業務にEDIを導入する一番のメリットだと考えているのが、仕入先との交渉に割く時間を増やせることです。購買担当者の本来の役割は、きちんと仕入先を選定し、納期や単価の調整をするための交渉を行うことであるはずです。しかし、アナログでの注文情報の管理によって、膨大な作業に追われています。EDIを導入し、「作業」にかかる時間を減らすことができれば、仕入先との交渉などの「仕事」に使える時間が多くなります。先ほど、EDIの導入による業務の削減効果が30%~90%程度あると書きましたが、業務の削減率が比較的低い企業でも、時間の使い方は大きく変わっています。別のコラムで取り上げたように、製造業、特に電子部品業界では競争が激しくなってきていますので、仕入交渉に時間を割けるようにすることは大きなメリットでしょう。

電子部品の調達競争を「EDI」で勝ち抜く!

 CSRやESG投資対策にもつながる!

 EDIで受発注のやりとりをすれば、どのような企業と取引があるのか客観的に証明することが可能です。欧州ではESG投資が活発になっており、この流れは確実に日本にも浸透するでしょう。つまり、どこと付き合いがあるのか、そして、それが客観的に証明可能なものか、ということが非常に重要になります。したがって、EDIを導入することはCSRやESG投資対策にもつながります。

 EDI注文データを担保に融資!

 注文情報を電子記録債権化し、それを担保に融資を受けられるPOファイナンスという仕組みがあります。EDIで注文データのやりとりを行えば、スムーズに注文情報を電子記録債権化することができます。POファイナンスについて詳しくは下記の記事をご参照ください。

POファイナンス で中小企業の資金繰りに光明。EDIとの併用で更なるメリット。

 

 いかがでしょうか。製造業の発注業務にEDIを導入したときのメリットをまとめてみました。EDIは他の様々な業務にも適用できるので、非常に効果が大きい投資になるでしょう。ぜひ皆さんもEDIを導入して業務改善を進めてみませんか?

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