ペーパーレスは請求書から！withコロナ時代の請求DX
日本感染症学会が2020年8月19日、「日本は第2波のまっただ中にいる」と述べました。この先も第3波、第4波が来ることも予想され、「withコロナ」の新しい生活様式に変化していく必要があります。
しかし、在宅勤務・テレワークの実施率は緊急事態宣言解除後、低下しつつあります。在宅勤務・テレワークを妨げる要因に、電子化できていないという実情があります。withコロナの時代、新しい生活様式・企業活動を進めるため、社内のペーパーレスを推進するには、何から着手するべきかをご紹介します。
在宅勤務・テレワークはなぜ進まない？
以前、掲載したコラム『紙を無くそう！コロナでの在宅勤務・テレワークはEDIで！』で、中小企業において在宅勤務の普及が進んでいない実態と理由を紹介しました。2020年版「中小企業白書」では、テレワークを導入しない理由についての調査結果が掲載されています。下記のグラフの通り、「テレワークに適した仕事がないから」が7割強と一番大きな理由になっています。
出典：中小企業庁「2020年版中小企業白書」
上位を占める「テレワークに適した仕事がないから」や、「業務進行が難しいから」については、少なくとも出社前提で業務が設計されており、書類作成・押印作業が必要という理由から選択されている可能性があります。文書の電子化が進んでいないだけではなく、文書前提とした業務設計からペーパレス前提の業務設計に変革することがテレワーク促進の条件となります。
ペーパレスを進めるなら請求書から！
今回、請求書発行業務のペーパレス化に着目した理由は、請求書がテレワークの阻害要因上位のためです。freee社が実施したテレワークに関するアンケート調査では、出社対応が必要な書類の質問に対し、「請求書」が45％と「契約書」に次いで2位となっています。
出典：2020年4月23日「freee、テレワークに関するアンケート調査を実施」
契約書は双方の押印が必要になり、電子契約ツールが必要になりますが、請求書であれば、メールで送信したPDFの請求書が保管できれば問題ありません。また、2020年10月に「電子帳簿保存法」が改正されます。今回の改正により保存要件が大幅に緩和され、請求書データの電子保管の要件も大幅に緩和されています。詳細は『ペーパーレス化を推進！ 2020年の電子帳簿保存法改正』をご確認ください。請求書の送付方法は依然として郵送が多く、郵送料と印刷・押印・封入作業を考えるとかなりのコストがかかっていると考えられます。
以上の事から、請求書のペーパレス化を推し進めることで、コスト削減・テレワークの促進が期待できます。
請求書のペーパレス化の手順
請求書の発行・押印・送付作業には大きな労力がかかっています。これらの作業を電子化し、効率化するためには、専用のツールを入れることや請求管理のソフトの見直しを行うことで対応が可能です。しかし、基幹システムの刷新には時間とコストがかかるので、ここでは現行のシステムと共存できる仕組みをご提案します。
EDI
基幹システムやExcelで管理している請求情報を、CSV等を活用することで得意先に送付することが可能です。但し、得意先にEDI活用の協力依頼が必要となり、関係性によっては申し入れが困難な場合があります。先方の業務フローも変更する必要があることや、先方が使っているEDIを逆に勧められる可能性があることが懸念されます。
RPAを用いた請求書発行・送付業務自動化
RPAと基幹システムやExcel等を使い、請求書PDFと明細データを得意先に自動的に送付することができます。基幹システムから直接、請求書PDFを発行することが可能ならば、そのPDFを活用するのが便利ですが、請求書PDFを直接発行できない場合も得意先ごとに集計した請求データにより請求書PDFの発行が可能になります。RPAなので、請求書関連業務の前後の処理や、他の業務に適用することもできます。
まとめ
withコロナ時代にはテレワークといった新しい生活様式に順応していくことが不可欠です。とはいえ、多くの企業はすぐに対応できないが実情ですが、まずはペーパレス化を進めるため、請求書関連業務から着手されてはいかがでしょうか。テレワークの推進のみならず、デジタルトランスフォーメーション（DX）推進の一歩ともなります。
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