電子帳簿保存法におけるEDIの保存要件

電子帳簿保存法におけるEDIの保存要件

前回のコラム「電子帳簿保存法におけるEDIの位置付け」では 電子帳簿保存法 でEDIがどのように位置付けられているかをご紹介しました。今回は電子帳簿保存法におけるEDI取引情報の保存要件について解説します。

前回のコラムはこちら

電子帳簿保存法におけるEDIの位置付け


 

保存すべきEDI取引情報

 まず、電子帳簿保存法で保存すべきEDI取引情報とはどういったものでしょうか。取扱通達第4章で、具体的に規定されています。

取扱通達 第4章(電磁的記録等により保存すべき取引情報)
10-1 法第10条((電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存))の規定の適用に当たっては、次の点に留意する。
(1) 電子取引の取引情報に係る電磁的記録は、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力されることを要するのであるから、暗号化されたものではなく、受信情報にあってはトランスレータによる変換後、送信情報にあっては変換前のもの等により保存することを要する。
(2) 取引情報の授受の過程で発生する訂正又は加除の情報を個々に保存することなく、確定情報のみを保存することとしている場合には、これを認める。
(3) 取引情報に係る電磁的記録は、あらかじめ授受されている単価等のマスター情報を含んで出力されることを要する。
(4) 見積りから決済までの取引情報を、取引先、商品単位で一連のものに組み替える、又はそれらの取引情報の重複を排除するなど、合理的な方法により編集(取引情報の内容を変更することを除く。)をしたものを保存することとしている場合には、これを認める。
(注) いわゆるEDI取引において、電磁的記録により保存すべき取引情報は、一般に「メッセージ」と称される見積書、注文書、納品書及び支払通知書等の書類に相当する単位ごとに、一般に「データ項目」と称される注文番号、注文年月日、注文総額、品名、数量、単価及び金額等の各書類の記載項目に相当する項目となることに留意する。

 上記条文を噛み砕くと次のような要件を満たせば良いことになります。 

  1. 暗号化された情報ではなく、人間が視認できる情報であること
  2. 注文変更などのやり取りがあっても、最終確定した情報のみ保存することが認められる
  3. 個々の注文情報などの送受信に単価を含めず、予め送受信したマスター情報利用している場合は、当該情報も含めて保存出力できること
  4. 見積りから決済までのデータを、取引先ごと、商品ごとなど合理的な方法により編集された情報でも良い
  5. 注文書や納品書などの書類に記載される情報(注文番号、注文年月日、品名、数量、単価など)が、データ項目として保存されること

施行規則第8条による保存要件の規定

 EDI取引情報に求められる保存要件は、施行規則第8条 第1項で規定されています。

施行規則第8条 第1項
法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
二 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

 上記施行規則からそれぞれ具体的な要件をみていきます。

 保存場所

 「当該書面を保存すべきこととなる場所」とは、EDI取引データにあたる国税関係帳簿書類が書面でやり取りされた場合に保存する場所(事務所または納税地)となります。
 なお、後述する検索性の確保・見読性の確保などの要件を満たしていれば、EDI取引データが保存されているサーバ等は保存すべきこととなる場所に設置しなくても、ディスプレイやプリンタで出力できれば良いとされています。また、EDI取引データが保存されているサーバ等は、たとえ海外に設置されていても問題ありません。『電子帳簿保存法Q&A(電子計算機を使用して作成する帳簿書類及び電子取引関係)問19』。これは近年、AWS(Amazon Web Service)やさくらのクラウドなどのクラウドサービスの普及によりデータ保管場所が国内事業所に限らないケースが増えているためと考えられます。

 保存期間

 「当該書面を保存すべきこととなる期間」とは、国税に関する法律の規定に則り、法人事業者の場合は7年間となります。
※ 欠損金の生ずる事業年度においては10年間

 可視性の確保

1.見読性の確保

 従うべき要件として挙げている「施行規則 第三条第一項第四号」では、見読性の確保要件として、次のとおり規定しています。

施行規則 第3条第1項第4号
当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

 要は、ディスプレイからすぐに取引データが参照出来る状態になっていること、それらの操作方法が分かる操作説明書を備え付けることで良いということです。なお、操作説明書についてはクラウドサービスなどを利用している場合、オンラインマニュアルやオンラインヘルプでも良いとされています。『電子帳簿保存法Q&A(電子計算機を使用して作成する帳簿書類及び電子取引関係)問16』

2.検索性の確保

 従うべき要件として挙げている「施行規則 第三条第一項第五号」では、検索性の確保要件として、次のとおり規定しています。

施行規則第3条第1項第5号
当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を確保しておくこと。
イ 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目(以下この号において「記録項目」という。)を検索の条件として設定することができること。
ロ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
ハ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

 つまり、取引に関わる主要項目が検索できること、取引日付、金額の項目は範囲を指定して検索できること、2つ以上の項目を組み合わせて検索できることが満たせれば良いということになります。

 真実性の確保

1.関係書類の備え付け

 従うべき要件として挙げている「第三条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)」では、次のとおり規定しています。

施行規則第3条第1項第3号 イ
当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類

 要は、利用するEDIシステムの概要が分かる資料があれば良いということになります。

2.保存処置

 行なうべき保存処置として、EDI取引情報にタイムスタンプを付与する、もしくは、正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規定の整備及び運用のいずれかの処置を取るように規定しています。
 タイムスタンプについては、電子帳簿保存法のスキャナ保存に関わる要件と同様、認定事業者(※1)が発行するタイムスタンプでなければなりません。
※1.タイムビジネス認定センター:認定事業者一覧(時刻認証業務認定事業者)

 訂正・削除に関する事務処理規程の整備については、取扱通達10-2(参考6)に詳細が記載されています。

取扱通達10-2(訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程)
10-2 規則第8条第1項第2号((電子取引の取引情報に係る電磁的記録の訂正削除の防止))に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」とは、例えば、次に掲げる区分に応じ、それぞれ次に定める内容を含む規程がこれに該当する。
(1)自らの規程のみによって防止する場合
  1 データの訂正削除を原則禁止
  2 業務処理上の都合により、データを訂正又は削除する場合(例えば、取引相手方からの依頼により、入力漏れとなった取引年月日を追記する等)の事務処理手続(訂正削除日、訂正削除理由、訂正削除内容、処理担当者の氏名の記録及び保存)
  3 データ管理責任者及び処理責任者の明確化
(2)取引相手との契約によって防止する場合
  1 取引相手とデータ訂正等の防止に関する条項を含む契約を行うこと。
  2 事前に上記契約を行うこと。
  3 電子取引の種類を問わないこと。

 上記のことから、EDI取引情報を自社の社員が勝手に訂正・削除しないように社内規程を定めるか、取引先が勝手に訂正・削除しないように取引先間で契約を締結するかの、何れかの方法を採ることになります。

 電子帳簿保存法におけるEDIの考え方はまだまだ認知されていないと思われます。電子帳簿保存法の適用は今回ご紹介したとおりハードルが高いものではありませんので、EDIを利用するならペーパーレスの実現を推進すべきでしょう。
2019年10月から消費税増税と合わせて、軽減税率制度、インボイス方式(経過処置として区分記載請求書等保存方式)が施行されますが、
インボイス方式で増加する事務作業増加への対応にもEDIは効果的です。

迫るインボイス方式!今こそペーパーレス取引(EDI)にチャレンジ

※本コラムは、2018年2月13日執筆時点の情報をもとにしております。
※本コラムはあくまで弊社の見解を示したものであり、実際の判断は税理士や所轄税務署へご確認ください。

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