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紙を無くそう!コロナでの在宅勤務・テレワークはEDIで!

 昨今、「新型コロナウイルス」という言葉を聞かない日はありません。日に日に脅威を増す新型コロナウイルスによって、日本を含め全世界が予断を許さない状況です。厚生労働省によると、2020年5月18日0時時点における国内での新型コロナウイルス感染者数は16,305例、死亡者数は749名に及んでいます。商業施設の営業自粛、不要不急の外出自粛要請、小学校、中学校、高等学校等の教育施設の休校、時差出勤や在宅勤務など、様々な影響が各分野で出ています。予期しない在宅勤務の要請に、対応しきれず困っている企業も多いのではないでしょうか。今回のコラムでは、コロナ禍での在宅勤務に焦点を当て、紙取引を排除するEDI(電子商取引)の可能性を考えていきたいと思います。

 

新型コロナウイルスと在宅勤務

 新型コロナウイルス感染症対策の基本方針には、「患者・感染者との接触機会を減らす観点から、企業に対して発熱等の風邪症状が見られる職員等への休暇取得の勧奨、テレワークや時差出勤の推進等を強力に呼びかける」と明記されており、在宅勤務、テレワークが推奨されています。では、在宅勤務を実際に導入している企業はどれほど存在するのでしょうか。2020年版「中小企業白書」によると、全体で2割弱がテレワークを導入している、1割弱が導入予定であることが示されています。しかしながら、大企業と中小企業の間には大きな格差が存在し、中小企業ほどテレワークの導入が進んでいない現状があります。

※出典:中小企業庁「2020年版中小企業白書」

 また、東京商工リサーチによる「第3回 新型コロナウイルスに関するアンケート調査」においても、大企業が5割程度で在宅勤務・リモートワークを実施しているのに比べて、中小企業は未だ2割程度に留まっています。新型コロナウイルスによって、政府から在宅勤務の推進が呼びかけられていても、実際にはなかなか普及していません。

東京商工リサーチ「第3回 新型コロナウイルスに関するアンケート調査」を参考に株式会社エクスが作成

 2020年版「中小企業白書」では、テレワークを導入しない理由に関して言及されています。下記のグラフに示されている通り、「テレワークに適した仕事がないから」が7割強と一番大きな理由になっています。確かに製造業における工場でのラインの仕事等、現場に行かないと出来ない仕事はたくさんあるでしょう。しかしながら、「文書の電子化が進んでいないから」という理由は、改善の余地があります。

※出典:中小企業庁「2020年版中小企業白書」

 例えば、受発注業務を未だに紙で行っているために、受発注担当の事務員の方は出社を余儀なくされていることがあるのではないでしょうか。紙での業務を電子化することで、ペーパレス化、業務効率化に繋がることはもちろんのこと、在宅勤務の実現にも繋がります。社内の紙業務の電子化を実現する一歩として、EDIの導入がおすすめです。

 

EDIの概要と効果

 EDIとは、電子データ交換(Electronic Data Interchange)の略語です。受発注・出荷・請求・支払などの各種取引情報(データ)を、標準化された規約(プロトコル)に基づいて企業双方向で通信、伝送し、コンピュータで自動的に処理するしくみのことを指しています。例えば、今までメールやFAX、郵送で発注業務を行っていたところを、電子データのやり取りで行うことができるようになります。その結果、ペーパレス化に繋がることはもちろんのこと、基幹システム等の他のシステムとのデータ連携が容易になることや、転記・入力ミスが軽減されることから、業務時間の削減、業務効率化に繋がります。EDI導入のメリットに関する詳細は、以前のコラム「製造業が発注業務にEDIを導入する6つのメリットとは?」をご覧ください。

製造業が発注業務にEDIを導入する6つのメリットとは?

 実際にEDIによる業務改革や売上拡大への効果もデータで証明されています。2016年版「中小企業白書」によると、業種を問わず7割~8割の企業がEDIの業務改革・業務効率化に対する効果を実感しています。

※出典:中小企業庁「2016年版中小企業白書」

 また、売上の拡大に対する効果も3割強実感されている点も注目です。EDIは、業務効率化によるコスト削減のみならず、売上拡大にも寄与できるという一石二鳥のツールと言えるでしょう。

 

EDIの現状

 しかしながら、EDIの利用状況を見ると、年を経るごとに利用率は上昇しているものの、2013年時点で大企業では7割弱、中小企業では5割強の利用率で留まっています。

※出典:中小企業庁「2016年版中小企業白書」

 また、2018年版「中小企業白書」のデータを見ても、中小企業においてEDI等が十分に利活用されている割合は2割弱に留まっています。EDIが十分に普及しているとは言えないのが現状でしょう。

※出典:中小企業庁「2018年版中小企業白書」

 しかしながら昨今では、こういった現状を打破するためにも、業界にとらわれない、中小企業に最適化、標準化されたEDIとして経済産業省や中小企業庁が推進する「中小企業共通EDI」というものが生み出されています。中小企業共通EDIの詳細は、以前のコラム「中小製造業の生産性向上!『中小企業共通EDI』とは」をご参照ください。

中小製造業の生産性向上!「中小企業共通EDI」とは

 中小企業共通EDIが整備されると、既存EDIが抱える業界標準の未整備という大きな問題を乗り越えることができます。業界の垣根を超えた取引が可能となり、よりEDIが導入効果を実感できるツールになるでしょう。その結果、加速度的にEDIの利用が増加することが予想されます。すなわち、今、EDIを導入する絶好のタイミングと捉えることができます。

 

意識はアフターコロナに

 新型コロナウイルスは人体のみならず、経済に対しても甚大な影響を与えており、どの企業にとってもその影響を避けることが難しい状況です。しかし、このような苦境だからこそ、意識を未来に向けることが大事なのではないでしょうか。
 今回のコロナ禍を大きな転換期として捉え、EDIを導入することで一気に在宅勤務の促進と社内の電子化を進める姿勢が求められます。アフターコロナに良いスタートダッシュを切るためにも、今が検討すべき最良の時期なのかもしれません。

 EDIを導入するならば、『EXtelligence EDIFAS』がおすすめです。『EXtelligence EDIFAS』は中小企業共通EDIに準拠したクラウド型EDIサービスです。月額2,000円(税別)からという圧倒的な低価格、使いやすいインターフェースと豊富な設定機能で、誰でも簡単に操作することができます。経済産業省、中小企業庁が推進する中小企業共通EDIを始めることで、あらゆる取引先と電子データでやり取りすることが可能です。最大2カ月の無料トライアル期間もございますので、ぜひこの機会にお試しください!