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『 RPA 』の適正活用に『 基幹システム 刷新』を

 働き方改革の代名詞になりつつあるRPA(Robotic Process Automation)ですが、適正に活用するためには業務改革が不可欠です。今回は、弊社も提供している業務改革に有効な基幹システムとRPAの関係と、中小企業のRPA利用で陥りやすい問題についてご紹介します。

 

基幹システムの手が届かない範囲にRPA

 中小企業において基幹システムの刷新・導入となると、最近はパッケージと呼ばれる汎用的に利用できる機能が搭載されたシステムを利用することが非常に多くなっています。
 そういったパッケージシステムの導入では、極力パッケージの標準機能に既存の業務プロセスを合わせることが鉄則です。なぜなら、カスタマイズやアドオンを入れればそれだけシステムが複雑になったり、使わない機能が発生したり、保守やバージョンアップの際に掛かるコストが大きくなるからです。
 ただ、どうしても現状業務とパッケージ標準機能のギャップが埋められないケースがよくあります。その場合、一般的にはギャップが発生するそれぞれの業務量から費用対効果を鑑み、カスタマイズやアドオンを実施するか判断することになります。
 しかし、中小企業ではIT投資の予算が限られているため、 下図のように予算の兼ね合いでシステムの改修ができず目を瞑ってきた業務や、システム化検討対象にすら挙がらない小粒な業務がいまだ多くあります。

 
 そういったシステム化できなかった業務こそRPAの適用対象となりますが、RPAは基幹システムと比較すると安価に導入できるとはいえ、それでも中小企業にとっては少なくない投資となります。ですので、小粒な業務をいくつも効率化することで、はじめて投資対効果を発揮できるのです。 

中小企業で盛り上がるRPA~小粒な業務を現場主導で スモールスタート ~

 

業務改革とセットで考えなければブラックボックス化の危険性

 中小企業においては、特定のキーマンに属人化している業務が多数あります。
そういった業務は先述の費用対効果の観点からシステム化の対象外となっており、RPAを利用して改善したいと多くの人が考えるでしょう。ただ、その業務をそのままRPA化するべきか、業務を見直すことで効率化できないか、ということを考えなければなりません。
発注業務の効率化を例に考えてみましょう。

ある会社では外注先への発注の際、担当者が業務システムを立ち上げて発注情報を登録。その後、同仕様の過去の発注情報と比較し、金額に間違いがないか確認します。同仕様かどうかはその担当者しか分かりません。その上で注文書を印刷し承認者に回覧、捺印後に原本を外注先へ郵送しています。

 RPAを利用することで、業務システムを立ち上げ過去の発注情報と比較し、差異がある場合のみ担当者へ通知、差異がなければ印刷といったプロセスを自動化できます。
 しかし、仕様を明文化し、同仕様の発注単価をシステムでマスタ管理して、確認せずとも発注を可能にする運用を検討したり、印刷して承認するのではなく、承認プロセスの再検討やワークフローシステムの利用、EDIの導入によりペーパーレスを図ったりといった抜本的な業務の見直しも考えるべきです。短絡的にRPAだけで全てを解決しようとすると、業務改革の機を逃すと共に、属人化した業務がRPAでブラックボックス化してしまう危険性があるのです。

 

基幹システム刷新を通じてRPAの適正活用を

 業務そのものを見直すことを考えた場合、基幹システムの刷新を通じて業務全体の改善に取り組むのも一つの手です。例えば、部門間をまたぐ業務は非効率であったり属人化しがちで、RPAの適用対象になりやすいでしょう。基幹システムの刷新時には、現状業務を棚卸した上、非効率業務の見直し、分断されている業務の統合などBPR*へ取り組み、企業としての全体最適化を図ることになります。

*BPR(Business Process Re-engineering): 既存の業務内容や業務フロー、組織構造、ビジネスルールを抜本的に再設計(業務改革)すること

 そのため、部門間をまたぐ非効率・属人化した業務も、RPAを利用せずに解消できるかもしれません。基幹システムの刷新を通じて業務全体の改善、清流化・標準化の上、IT投資予算の兼ね合いで効率化できない単純作業をRPAが担うことで、ブラックボックス化を防止し、RPAを適正に有効活用できるのです。ですので、先述のシステムとのギャップを埋める業務の変革が何よりの生産性向上の近道かもしれません。

 RPAは生産性向上に非常に有効であるのは間違いありません。しかし、あくまでツールの一つであり、過信せずに自社が優先すべきことは何かをしっかり考えましょう。
 
 弊社では基幹システムやRPAをはじめ、中小企業の生産性向上に寄与するITツールを多数取り揃えていますので、お気軽にご相談ください。

 

 エクスが提供する『Owlgarden RPA』は、“基幹システムに強い”RPAです。現場の担当者が自分の業務を自分で自動化できる直感的なシナリオエディター、基幹システムとの連携に強いEAI(データ連携)機能や認識技術により、あらゆる業務の自動化を実現します。従来のデスクトップ型RPAでは難しい大量データの処理もEAIで克服可能です。

RPA に備わる人間の能力

 定型的なパソコン業務を自動化してくれるRPA(Robotic Process Automation)は、日本の少子高齢化社会を支える新しい労働力といわれています。そのRPAの特長について、次のように紹介されていることがあります。

  • 365日24時間働き続けることができる
  • ケアレスミスがなく作業スピードが早い
  • 辞めない、休まない、文句を言わない

 人間と比較することで、RPAという新しい労働力の強み・弱みが分かりやすく見えてきます。定型的なパソコン作業を自動化するRPAの主な機能は、大きく分けて以下のような部位の能力に例えることができます。

  1. キーボードやマウスを操作する「手」
  2. 画面から操作対象を見つける「目」
  3. 状態や条件を理解して判断する「脳」

 

RPAの『手』

 作業をするパソコンの性能にも影響されますが、キーボードのタイピングやショートカットキー操作、マウスカーソルの移動、クリックなど、RPAの「手」は既に人間の操作スピードを大幅に上回っています。さらに、ケアレスミスもなく、決められた操作を的確に処理してくれます。

 現在、日本で使われているRPA製品の操作スピードを比較しても、そこまで大きな差は見られないと思います。それは、RPAの性能より、操作するアプリケーションやWebサイト、ネット環境において、処理や読み込みを待っている時間の方が長いということが、一つの要因といえます。RPAの自動化業務スピードを上げるには、レスポンスの早いアプリケーションと5Gのような高速通信環境を準備することが近道かもしれません。

 

RPAの『目』

 ウインドウやボタン、入力フォームなど、操作対象となるUIオブジェクトを見つける「目」は、RPAの基盤となる重要な機能です。現在、ほとんどのRPAでは、表示されている画像を見つける画像認識、アプリケーションやWebページの構造を解析する構造認識の技術が使われています。

 しかし、画像認識では、操作対象となる背景やアイコン、ボタンのデザインが変更されたり、デスクトップの解像度やWebページの拡大率といった環境が異ったりすると、別の画像として認識されてしまいます。
 構造認識でも、アプリケーションのアップデートやWebページの更新により、プログラム構造が変わることで、RPAに再び操作対象を記録させる必要があるなど、人間の「目」に比べて弱いところがあります。

 また、人間の「目」は紙の書類やPDFデータのテキスト内容を読み取ることができますが、それができるRPAは少なく、別のOCR(Optical Character Reader)ソフトと連携することで自動化を実現しています。
 これからは、このようなOCR機能を標準搭載するRPAも増えてくると思います。そして、AIの進化と共に、より人間の「目」に近い認識技術を備えたRPAに発展していくと考えられています。

 OCRが最近脚光を浴びている背景について詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

再び脚光を浴びるOCRとその背景

 

RPAの『脳』

 定型的なパソコン業務の自動化とはいえ、ある程度はRPAが状況を判断して処理を実行してくれます。その為には、人間が「○○の場合は○○の処理をする」ということを、一つ一つ教えていく必要があります。ルールが複雑になればなるほどRPAの自動化は開発も管理も難しくなるため、人間の「脳」と比べると、状況判断や応用力が足りない弱点といえます。
 
 最近ではそのRPAの弱点を補うために、ビジネスルールを切り離して管理・実行するBRMS(Business Rules Management System)との連携が注目されています。また、理解や分析、分類、予測、推論などは、機械学習・ディープラーニングによってAI技術が急速に進化しています。

 RPAの「脳」にAIが搭載されれば、一部の非定型業務の自動化、さらに意思決定や改善といったホワイトカラーでも高いレベルの業務が自動化できる未来は近いかもしれません。

 

人間のように成長するRPA

 このように、現在のRPAは人間の能力に比べると、できないことや弱いところがたくさんあります。しかし、既にあるOCRやBRMSソフトとの連携、これからのAI技術の進化によって、自動化できる業務の範囲は広くなっていきます。

 
 まだまだRPAに任せることができる業務は限られていますが、新入社員のようにこれから多くのスキルを身に付けて成長し、多くの業務がこなせるようになるのは間違いありません。その新しい労働力を早期に採用し、社員と同様に育てていくことが、企業を成長させる大きな力になるのではないでしょうか。

 エクスが提供する『Owlgarden RPA』は、“基幹システムに強い”RPAです。現場の担当者が自分の業務を自分で自動化できる直感的なシナリオエディター、基幹システムとの連携に強いEAI(データ連携)機能や認識技術により、あらゆる業務の自動化を実現します。従来のデスクトップ型RPAでは難しい大量データの処理もEAIで克服可能です。